Das Debitorenmanagement umfasst neben der Rechnungsstellung, der Verwaltung der Debitoren, dem internen Mahnwesen und dem Inkassoverfahren auch das Risikomanagement. Im Debitorenmanagement spricht man von Debitoren, damit sind Schuldner bzw. Kunden eines Unternehmens gemeint. Das Risikomanagement wird oftmals mittels einer Bonitätsprüfung durchgeführt und dient dazu, Debitoren zu beurteilen, bevor ein Auftrag erfolgt bzw. zur Ausgestaltung des Angebots im Bezug auf Liefer- und Zahlungsbedingungen. Auch Inkassounternehmen übernehmen für Unternehmen das Debitorenmanagement.
Auf dem unternehmenseigenen Briefpapier übernehmen Sie den Rechnungsversand und die anschließende debitorische Buchhaltung. Im Anschluss können auch direkt die Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen im Namen des Unternehmens erfolgen. Bleiben diese Wege im debitorischen Mahnwesen ohne Erfolg, übernimmt das Inkassounternehmen die offenen Forderungen in sein Inkassoverfahren.

Aufgaben des Debitorenmanagement

– Die Rechnungsstellung als wichtigsten Teil
– Die Anlage eines Debitoren-Kontos in der Buchhaltungssoftware
– Das Festhalten eines Fälligkeitsdatums der Forderung / Rechnung
– Überwachung und Buchung von Zahlungseingängen
– Überwachung der Fälligkeiten von Forderungen
– Entsteht ein Zahlungsverzug, wird das Mahnverfahren angestoßen
– Übergabe ins Inkasso, sollte das kaufmännische Mahnverfahren erfolglos bleiben und ein Zahlungsausfall droht

Voraussetzungen für das Debitorenmanagement

Damit ein wirkungsvolles Debitorenmanagement überhaupt installiert werden kann, müssen gewisse formale Ansprüche erfüllt werden. Eine rechtlich einwandfreie Sicherstellung ihres Forderungsanspruches ist dabei unumgänglich. Aber alleine daran scheitern bereits viele Unternehmen. Der Anspruch auf die Zahlung ergibt sich aus dem Vertrag zwischen Unternehmen und Kunde. Diesem Vertrag liegen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) ihres Unternehmens zu Grunde. Den AGBs kommt damit eine große Bedeutung im Bereich des Debitorenmanagements zu. Oftmals allerdings sind die AGBs in sich bereits fehlerhaft, sodass sich – im schlimmsten Fall – kein Zahlungsanspruch aus dem Vertrag in Verbindung mit den AGBs ergibt. Es empfiehlt sich dringend Standardverträge und AGBs alle drei Jahre von einem Rechtsanwalt prüfen zu lassen.  Der nächste kritische Punkt ist, dass die Rechnung allen formalen Ansprüchen genügt. Eine „richtige“ Rechnung muss die folgende sieben Merkmale enthalten:

– Den Absender der Rechnung
– Die Umsatzsteuernummer , sowie das zuständige Finanzamt
– Den Rechnungsempfänger
– Den Gegenstand der Rechnung, also den Auftrag oder die Warenlieferung
– Den Betrag verbunden mit einer Zahlungsfrist (entweder sofort oder ein genaues Datum) und der Bankverbindung
– Die Aufforderung an den Kunden, seine Zahlung auf der Überweisung mit dem Auftrag oder Lieferung durch Angabe der Rechnungs- oder Auftragsnummer in Verbindung zu bringen.

Hinweis auf den Verzug der Rechnung nach einer Frist von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung.

Sind Vertrag, AGBs und Rechnung im formalen Sinne korrekt, dann sind die Voraussetzungen für ein effektives Debitorenmanagement gegeben. Allerdings gilt auch der Umkehrschluss. Sind die genannten Voraussetzungen nicht erfüllt, so kann ein Straffen des Debitorenmanagements durch Kunden ausgehebelt werden.

Das Ziel bei dem Debitorenmanagement

Das Ziel des Debitorenmanagements ist die Überwachung der Zahlungsmoral der Debitoren und auch bei einer geringen Eigenkapitalquote, die Liquidität des Unternehmens zu wahren.

Empfehlungen für das Debitorenmanagement

Folgenden Empfehlungen für ein wirkungsvolles, effektives Debitorenmanagement:

– Stellen Sie einwandfrei sicher, dass Ihre AGBs rechtlich korrekt sind, denn nur dann haben Sie die notwendige Basis dafür, dass Sie Ihre Forderungen auch durchsetzen können.

– Sorgen Sie dafür, dass ein System installiert wird, mit dem Sie nicht nur einzelne Forderungen überprüfen können, sondern Ihren Forderungsbestand als Ganzes. Frozen Receivables ist eine von verschiedenen Optionen, die sich dazu anbieten. Dabei kann der aktuelle Forderungsbestand über einen längeren Zeitraum genau verfolgt werden.

– Sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihre Rechnungen das Zahlungsziel genau beziffern und warten Sie auf keinen Fall zu lange damit, eine eventuell notwendige Mahnung zu verschicken.

– Wenn es hart auf hart kommt, nutzen Sie alle Ihre Möglichkeiten, um die Durchsetzung der Forderung zu erzwingen.

Beim Drittschuldner handelt es sich um eine natürliche oder juristische Person, gegen die der Schuldner eine Forderung geltend machen kann. Im Inkassoverfahren regelmäßig in Anspruch genommene Drittschuldner sind Kreditinstitute (Pfändung von Konten und Sparbüchern) und Arbeitgeber (Pfändung des Arbeitseinkommens). Aber auch die Pfändung eines Anspruchs aus einer Lebensversicheurng kann in Betracht kommen; Drittschuldner ist sodann der Versicherungsträger.

Unter dem Begriff EDV wird in der Betriebswirtschaftslehre die Abkürzung für die elektronische Datenverarbeitung verstanden. In Unternehmen ist dies oftmals eine separate Abteilung, die sich u.a. mit der elektronischen Datenverarbeitung beschäftigt.

Der Fortschritt & die Entwicklung in der EDV

Wegen der schnellen und vielfältigen Entwicklung von EDV und den neueren Technologien wird zeitgleich auch die Auswahl an Angeboten an EDV-Hardware und Software äußert vielfältig und umfassend. Die Grundlage von EDV sind häufig immer leistungsfähigere Chips und die Kapazität von namhaften Superrechnern, mit welchen die EDV-Prozesse genutzt werden, weshalb sich auch eine immer größere Anzahl von synchron arbeitenden und speichernden Prozessoren stetig erhöht. Um die spezifischen Aufgaben an der Entwicklung von Computern mit menschlichen Fähigkeiten, wozu das Lernen oder auch die Spracherkennung gehören, zu lösen wird auch immer daran gearbeitet. So sollen bestimmte Expertensysteme die unterschiedlichen Gehirnfunktionen von Computern übernehmen. Die Hardware benennt sich unter der Bezeichnung Neuro-Computer neu. Auf diese Weise findet auch für die tragbaren Geräte wie Smartphones, Notebooks und iPads ein weitgespannterer Aufgabenbereich der EDV statt.

Beispiel

Zur EDV gehören beispielsweise Textverarbeitungsprogramme, z.B. Microsoft Word, Tabellenkalkulationsprogramme, wie Excel, Präsentationsprogramme z.B. PowerPoint oder auch Präsentations Bildbearbeitungsprogramme und Grafikdesign wie Photoshop oder InDesign.

Computersysteme für Unternehmen

Die ersten kommerziellen Computersysteme wurden ausschließlich in großen Firmen installiert, die es sich leisten konnten, in einen solchen Hardwarekauf zu investieren und das entsprechende Fachpersonal auszubilden. Es gab jedoch noch keine Literatur über EDV-Software, sondern die Bedienungsanleitungen wurden nur für den internen Gebrauch gedruckt. Zunächst entwickelten viele Großanwender ihre eigene Software für die interne elektronische Datenverarbeitung. Dafür war viel personeller Aufwand nötig. Weitere Minuspunkte der EDV waren die hohen Hardware-Kosten und die relativ langsame Verarbeitungsgeschwindigkeit. Deshalb waren die Entwickler gezwungen, bessere EDV-Programme und die entsprechende Hardware auf den Markt zu bringen. Doch die Datenverarbeitung mithilfe von Lochkarten war sehr aufwendig und fehleranfällig. Deshalb begann man später die Daten auf Magnetbändern und Magnetplatten zu speichern. In den 50er und 60er Jahren waren die Einführung des Computers 1401 durch IBM und die Auslieferung des Computers 1301 durch ICT schon ein Fortschritt. Wie alle EDV-Maschinen dieser Zeit bestanden sie aus einer Recheneinheit, mehreren Magnetband-Decks, Druckern und einem Lochkarteneingang. Für den Betrieb dieser Computer waren meist speziell klimatisierte Räume notwendig.

EDV-Abteilung im Büro

– Gerade größere Firmen haben in der Regel aufgrund der Allgegenwärtigkeit und Wichtigkeit von EDV eine eigene IT- oder EDV-Abteilung.

– Die Aufgaben der EDV-Spezialisten knüpfen an die grundsätzliche Aufgabenstellung an. Dadurch muss nur noch selten tief in Ihren PC eingegriffen werden.

– Der Job von vielen EDV-Spezialisten besteht in der Regel darin, den restlichen Kollegen EDV-Systeme zur Verfügung zu stellen, damit diese problemlos an der Oberfläche mit den Daten arbeiten können.

– Das umfasst auch einfachere Probleme, wie etwa defekte Geräte. Es kann aber auch in die Tiefe gehen, wenn es Probleme mit Betriebssystemen oder Programmen gibt oder beispielsweise Netzwerkverbindungen nicht mehr funktionieren.

– Im Hintergrund läuft dann etwa die Verwaltung von Server-Farmen und den Netzwerken im Ganzen. Das sind typische Anwendungen, die Sie in der Regel nur bemerken, wenn sie nicht funktionieren.

Die eidesstattliche Versicherung hat den ehemaligen Offenbarungseid ersetzt. Sie ermöglicht es dem Gläubiger, sich einen Überblick über die Vermögenslage des Schuldners zu verschaffen. Der Schuldner wird in der Regel aufgrund eines entsprechenden Antrags eines Gläubigers zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung geladen. Voraussetzung für einen solchen Antrag ist, dass bezüglich der Forderung des Gläubigers einmal, zumindest teilweise, erfolglos vollstreckt worden ist oder – in besonderen Fällen – wenn der Schuldner die Durchsuchung seiner Räumlichkeiten verweigert hat. Ein fruchtloser Vollstreckungsversuch wird durch eine Bescheinigung der Fruchtlosigkeit des Gerichtsvollziehers, die nicht älter als 6 Monate sein darf, nachgewiesen. Der Schulnder gibt die eidesstattliche Versicherung entweder direkt beim Gerichtsvollziehrer ab oder wird von dem Gerichtsvollzieher zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung geladen. Erscheint der Schuldner nicht zum Termin, kann der Gläubiger einen Haftbefehl beantragen und den Gerichtsvollzieher nach Erlass des Haftbefehls mit der Verhaftung des Schuldners beauftragen. Falls der Schuldner nach Verhaftung nicht die eidesstattliche Versicherung abgibt, kann er in Beugehaft genommen werden. Diese Haft darf sechs Monate nicht überschreiten. Dem Gläubiger ist die Teilnahme an dem Termin zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung freigestellt.

Seit 2014 wird die Eidesstattliche Versicherung durch die Vermögensauskunft ersetzt.

Gemäß § 802c Abs. 3 ZPO ist der Schuldner gegenüber dem Gerichtsvollzieher zur Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung verpflichtet, wenn dieser die Vermögensauskunft gemäß § 802c Abs. 1 und 2verlangt. Bei einer derartigen Vermögensauskunft muss der Schuldner ein Verzeichnis über sein gesamtes pfändbares und nicht pfändbares Vermögen erstellen. Dabei hat er auch etwaige Ansprüche auf Beitragsrückerstattung, wie beispielsweise Rückzahlungen aus Abschlägen an Energieversorger, anzugeben.

Offenbarungseid bei Schulden

Des Weiteren muss der Schuldner versichern, dass die dortigen Angaben seinerseits nach bestem Wissen und Gewissen getätigt worden sind. Dieses Procedere war in früheren Zeiten auch unter dem Begriff „Offenbarungseid“ bekannt. Seit dem Jahre 1970 findet dieser Begriff nur noch umgangssprachlich Anwendung; die aktuell gültige Bezeichnung für eine lückenlose Offenlegung der Vermögensverhältnisse seitens des Schuldners lautet „Eidesstattliche Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit der im Vermögensverzeichnis gemachten Angaben“. Soll der Schuldner auf Antrag des Gerichtsvollziehers eine bewegliche Sache herausgeben und wird diese vom Gerichtsvollzieher nicht gefunden, so hat der Schuldner auf Antrag des Gläubigers eine eidesstattliche Versicherung abzugeben, dass er die Sache nicht besitzt und nicht weiß, wo sich diese befindet.

Vermögensauskunft wegen Schuldnern beim Finanzamt

Das Finanzamt ist dazu befugt ein Vermögensverzeichnis anzufordern und auf die eidesstattliche Versicherung zu verzichten. Dies bietet dem Schuldner den Vorteil, dass der Schufa keine Informationen übermittelt werden. Zwei Jahre nach der Auskunft durch den Schuldner wird das Vermögensverzeichnis aus der Datenbank gelöscht, § 802k I S.2 ZPO.

Zwangsvollstreckung wegen Geldforderungen

Geregelt in § 802c Abs. 3 ZPO. Der Schuldner ist zu einer eidesstattlichen Versicherung (früher: Offenbarungseid)   gegenüber dem Gerichtsvollzieher verpflichtet, wenn der die Vermögensauskunft nach § 802c Abs. 1 und 2 ZPO erteilt. Der Schuldner muss ein Verzeichnis seines gesamten pfändbaren und unpfändbaren Vermögens vorlegen und zu Protokoll die eidesstattliche Versicherung abgeben, dass er die Angaben nach bestem Wissen und Gewissen richtig und vollständig gemacht habe.

Zuständige Behörde für die Abnahme der Versicherung

Die Zuständigkeit einer Behörde für die Abnahme einer Versicherung an Eides statt setzt eine besondere Befugnis der Behörde zur Abnahme voraus. Für die Abgabe der eidesstattlichen Versicherung vor einer Verwaltungsbehörde gilt § 27 VwVfG bzw. die entsprechende Ländernorm bzw. § 23 SGB X. Im Strafverfahren scheiden Staatsanwaltschaft und Polizei als zuständige Behörde regelmäßig aus; Strafgerichte können im Strafverfahren einem Beschuldigten keine Versicherung an Eides statt abnehmen, jedoch einem Zeugen. Im Zivilgerichtsverfahren darf das Gericht Parteien, Zeugen und anderen Beteiligten die Versicherung an Eides statt abnehmen, soweit das Gesetz eine Glaubhaftmachung vorsieht, etwa bei § 294 ZPO, oder das Gericht im Rahmen des Freibeweisverfahrens dies anfordert; soweit jedoch das förmliche Beweisverfahren nötig ist (etwa bei strittigen Aussagen zu Parteibehauptungen), ist die Abnahme unzulässig.

Man bezeichnet einen Einspruch als einen fristgebundenen Rechtsbehelf. Dieser zielt auf eine Änderung, Überprüfung oder Nachbesserung einer gerichtlichen oder einer sonstigen Entscheidung ab. Im zivilen Prozess sind Einsprüche gegen Versäumnisurteile und Vollstreckungsbescheide möglich. Befindet man sich im Strafprozess, kann ein Einspruch gegen ausgesprochene Strafbefehle erhoben werden, im Bußgeldverfahren gegen den Bußgeldbescheid und im Steuerrecht gegen Bescheide der Finanzbehörden.

Gegen ein Versäumnisurteil

Das sog. Versäumnisurteil ist in den §§ 330 ff. ZPO geregelt und kann sowohl gegen den Kläger als auch gegen den Beklagten ergehen, soweit die Person, gegen die sich das Urteil richtet, im Termin zur mündlichen Verhandlung nicht erschienen ist. Gegen das Versäumnisurteil steht dem Nichterscheinenden nur die Möglichkeit des Einspruch nach den §§ 338 ff. ZPO zu.

Die Voraussetzungen des Einspruchs gegen ein Versäumnisurteil sind:

– Statthaftigkeit, § 338 ZPO
– Rechtzeitigkeit, § 339 ZPO
– (Notfrist von 2 Wochen nach Zustellung des Versäumnisurteils)
– Form nach § 340 Absatz 1 und 2 ZPO
– Kein Verzicht oder Zurücknahme nach § 346 ZPO

Ist der Einspruch zulässig, wird der Prozess gem. § 342 ZPO in die Lage zurückversetzt, in der er sich vor Eintritt der Säumnis befand. Ist er hingegen unzulässig, wird der Einspruch nach § 341 Absatz 1 ZPO durch Urteil als unzulässig verworfen. Gegen dieses Urteil sind sodann alle allgemeinen Rechtsmittel, insbesondere die Berufung, möglich. Die Berufung kann nach § 514 Absatz 2 ZPO jedoch nur darauf gestützt werden, im Einspruchstermin ein Fall der schuldhaften Säumnis nicht vorgelegen hat. Sie kann jedoch nicht darauf gestützt werden, dass das erste Versäumnisurteil zu Unrecht ergangen ist (diese Ansicht ist allerdings sehr umstritten).

Zu beachten ist, dass sollte die Partei nicht zu dem Termin erscheinen, der auf ihren Anspruch hin anberaumt wurde, kein (erneutes) Versäumnisurteil ergeht. Der Grund dafür ist, dass anderenfalls die Gefahr einer Verzögerungstaktik bestünde. Daher wird der Einspruch verworfen.

Einspruch im Steuerrecht

Der Einspruch ist innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Verwaltungsaktes (Einspruchsfrist, § 355 Abs. 1 AO), bei unrichtiger oder unterlassener Belehrung binnen eines Jahres (§ 356 Abs. 2 AO), schriftlich oder elektronisch zu erheben oder zur Niederschrift zu erklären (§ 357 Abs. 1 S. 1 AO). Einspruchsbefugt ist gem. § 350 AO der durch den Verwaltungsakt Beschwerte. Bei einem Steuerbescheid ist dies stets der Steuerpflichtige als Inhaltsadressat. Zur Einspruchsbefugnis bei einheitlichen und gesonderten Feststellungen siehe § 352 AO, zur Einspruchsbefugnis des Rechtsnachfolgers siehe § 353 AO. Damit ein Einspruch erfolgreich ist, muss er statthaft, zulässig und begründet sein:

– Statthaft ist er insbesondere gegen Verwaltungsakte in Abgabenangelegenheiten, also gegen Steuerbescheide (§ 347 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 AO), den Steuerbescheiden gleichgestellte Verwaltungsakte und sonstige Verwaltungsakten nach der AO.

– Zulässig ist er, wenn der vom Verwaltungsakt oder dessen Unterlassung Betroffene eine Rechtsverletzung oder Ermessenswidrigkeit geltend machen kann und ein Rechtsschutzbedürfnis hat, also dem Anliegen nicht auf einfacherem Wege als dem Einspruch stattgegeben werden kann (Anwendungserlass zur Abgabenordnung, AEAO zu § 350 Nr. 6 Abs. 1).

– Liegen die beiden Voraussetzungen vor, ist der angefochtene Verwaltungsakt schließlich materiell auf seine Rechtmäßigkeit zu prüfen (Begründetheit).

Oftmals kann der Steuerpflichtige sich auf ein bereits anhängiges Verfahren berufen und das Ruhen des Verfahrens beantragen:

– nach § 363 Abs. 2 S. 1 AO, wenn wegen der Streitfrage vor einem Finanzgericht (FG) ein Prozess anhängig ist – in diesem Fall hat das Finanzamt ein Ermessen bei der Entscheidung über das Ruhen des Verfahrens;

– nach § 363 Abs. 2 S. 2 AO, wenn wegen der Verfassungsmäßigkeit einer Rechtsnorm oder wegen einer Rechtsfrage ein Verfahren beim EuGH (Europäischer Gerichtshof), beim Bundesverfassungsgericht (BVerfG) oder bei einem obersten Bundesgericht (i. d. R. Bundesfinanzhof [BFH]) anhängig ist – in diesem Fall ruht das Verfahren zwingend.

Im Rahmen der Einspruchsentscheidung ist der gesamte Steuerbescheid in vollem Umfang erneut zu prüfen und kann dabei auch zum Nachteil des Einspruchsführers geändert werden. Allerdings ist dieser zuvor auf diese Möglichkeit unter Angabe von Gründen hinzuweisen. Durch den Einspruch wird die Vollziehung des Verwaltungsaktes im Regelfall nicht gehemmt (§ 361 Abs. 1 AO), so dass ggf. Steuerzahlungen weiterhin zu leisten sind. Die Aussetzung der Steuerzahlung kann in besonderen Fällen durch einen Antrag auf Aussetzung der Vollziehung erreicht werden (§ 361 Abs. 2 AO). Im Falle der Ablehnung kann das Finanzgericht gem. § 69 FGO angerufen werden (§ 361 Abs. 5 AO).