Wie funktioniert das Debitorenmanagement?

Das Aufgabengebiet des Debitorenmanagements umfasst jegliche Zahlungsprozesse. Ein effizientes Debitorenmanagement stellt sicher, dass Unternehmen Zahlungen ihrer Kunden rechtzeitig erhalten. Es sorgt für Liquidität. Das Debitorenmanagement besteht aus zwei Bereichen: Als Teil der Finanzbuchhaltung stellt es sicher, dass Forderungen und Gutschriften ordnungsgemäß erfasst werden und sorgt dafür, dass diese Forderungen und Gutschriften auch tatsächlich umgesetzt werden. Es erfüllt die Aufgaben des Forderungsmanagements. Die parallele Nutzung von Buchhaltung und Forderungsmanagement kann Vorteile bieten: So lassen sich mit Neu- und Bestandskunden individuelle Zahlungsziele festlegen, um den Geldfluss verlässlicher planen zu können und plötzliche Zahlungsausfälle zu vermeiden. Finanzielle Risiken lassen sich mit einem guten Debitorenmanagement nachhaltig minimieren.

Aufgaben des Debitorenmanagement

• Die Rechnungsstellung als wichtigsten Teil
• Die Anlage eines Debitoren-Kontos in der Buchhaltungssoftware
• Das Festhalten eines Fälligkeitsdatums der Forderung / Rechnung
• Überwachung und Buchung von Zahlungseingängen
• Überwachung der Fälligkeiten von Forderungen
• Entsteht ein Zahlungsverzug, wird das Mahnverfahren angestoßen
• Übergabe ins Inkasso, sollte das kaufmännische Mahnverfahren erfolglos bleiben

Das Ziel bei dem Debitorenmanagement

Das Ziel des Debitorenmanagements ist die Überwachung der Zahlungsmoral der Debitoren und auch bei einer geringen Eigenkapitalquote – die Liquidität des Unternehmens zu wahren.

Vorteile des Debitorenmanagements

• Erhalt der finanziellen Dispositionsfähigkeit
• Konzentration auf das Kerngeschäft
• Entlastung personeller Ressourcen
• Geringerer interner Verwaltungsaufwand
• Höhere Flexibilität
• Reduzierte Kosten
• Höhere Wertschöpfung

Der Regelfall: Kein Inkasso ohne Mahnung

Normalerweise werden Inkassounternehmen erst dann beauftragt, wenn der Zahlungsverzug eingetreten ist. Dann hat der Schuldner meistens bereits eine oder mehrere Gläubiger-Mahnungen bekommen. Die erste Mahnung kann dabei auch als Zahlungserinnerung bezeichnet werden. Wichtig ist nur, dass es sich um eine eindeutige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner handelt, seiner Zahlungsverpflichtung nachzukommen. Ansonsten liegt eine Zahlungserinnerung ohne Rechtsfolge vor: ein höfliches Erinnerungsschreiben. In den meisten Unternehmen sind bis zu drei Gläubiger-Mahnungen üblich, bevor das Forderungsmanagement aus der Hand gegeben wird. Eine gesetzliche Verpflichtung zu diesem Vorgehen gibt es jedoch nicht. Gewöhnlich kommt es erst dann zu einem Inkassoauftrag, wenn ein Schuldner einer offenen Forderung trotz mindestens einer Mahnung nicht nachkommen ist und auf die Anschreiben seines Gläubigers nicht reagiert hat. Spätestens mit der ersten Mahnung befindet sich der Schuldner im Verzug. Das hat verschiedene Konsequenzen, besonders in Bezug auf den Verzugsschaden.

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