Merkmale und Kriterien einer Mahnung
Eine Mahnung ist das Instrument im Forderungsmanagement.
Eine Mahnung ist das Instrument im Forderungsmanagement. Damit eine Mahnung aber rechtlich einwandfrei ist, muss sie folgende Merkmale aufweisen. Dies sollten auch Unternehmen, die Mahnungen selbst versenden, unbedingt beachten.
• Bestimmtheit
• Formfreiheit
• Fälligkeit
• Zugang beim Empfänger
• Keine Verjährungshemmung
Eine Mahnung ist klar, aber kundenorientiert zu formulieren und muss nicht notwendigerweise den Betreff „Mahnung“ enthalten. Der Sprachstil ist frei wählbar. Voraussetzung ist, dass die Aufforderung zur Leistungserbringung bzw. das Leistungsverlangen innerhalb der Mahnung eindeutig ausgedrückt wird. In der Praxis hat sich aber ein geschäftlicher Stil durchgesetzt, der an die normale Korrespondenz des Unternehmens angelehnt ist. Aus dem Text einer Mahnung muss der Schuldner erkennen können, auf welche konkrete Forderung sich das Mahnschreiben bezieht. Die Mahnung muss also das Merkmal der Bestimmtheit erfüllen. Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere offene Forderungen gegenüber einem Schuldner bestehen und/oder diese über ein Inkassounternehmen wie der Allgemeiner Debitoren- und Inkassodienst GmbH bearbeitet werden. Die Mahnung ist an dieselbe Adresse wie die vorangegangene Rechnung zu richten und sollte eindeutige Informationen beinhalten:
• Kundennummer
• Absender
• Kundenanschrift
• Rechnungsdatum- und nummer
• Bruttopreis
• Bankdaten
Unter dem Merkmal der Formfreiheit ist in diesem Zusammenhang zu verstehen, dass eine Mahnung per Telefon, Fax, persönlich, E-Mail, mündlich vor Ort oder schriftlich erfolgen kann. In Anbetracht der Beweisfähigkeit sowie der Nachweispflicht sollte sie grundsätzlich in der Schriftform ausgeführt werden. Darüberhinaus muss ein Mahnschreiben das Merkmal der Fälligkeit erfüllen, da einer Mahnung, die vor der Fälligkeit der Leistung versendet wird, keine Wirkung zukommt. Die Fälligkeit der Leistung ist die Grundvoraussetzung für den weiteren Fortgang im Mahnverfahren. Sie ergibt sich primär aus dem Vertrag, den der Schuldner mit dem Gläubiger geschlossen hat. Nach § 271 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch ist eine Leistung sofort fällig und kann vom Gläubiger direkt gefordert werden, wenn im Vertrag keine Leistungszeit vereinbart ist oder sie sich aus den vorliegenden Umständen erschließen lässt.
Eine Mahnung braucht keine Fristsetzung oder einen Hinweis auf die Folgen des Verzuges zu enthalten. Diese beiden Bestandteile sind aber in der Praxis häufig notwendig, um der Aufforderung beim Schuldner Nachdruck zu verleihen. Für den Fristbeginn gilt das Datum der Mahnung, jedoch nicht das Zustelldatum beim Schuldner. Als weiteres Merkmal muss eine Mahnung dem Schuldner zugehen bzw. in seinem Empfangsbereich gelangen. Dies muss der Allgemeiner Debitoren- und Inkassodienst als Inkassounternehmen oder das Unternehmen, welches die Mahnung verschickt hat, im Streitfall beweisen und einen Zustellnachweis wie z.B. Versendung per Einschreiben mit Rückschein, Zustellung per Boten gegen Quittung oder durch den Gerichtsvollzieher erbringen. In der Praxis wird eine Mahnung allerdings als normaler Standardbrief versendet. Die oben genannten Formen mit einem Zustellnachweis sind aufgrund der hohen Kosten nicht üblich. Als abschließendes Merkmal einer Mahnung ist die Verjährung einer offenen Forderung zu nennen. Die Verjährung wird durch eine Mahnung nicht gehemmt, auch wenn dies oftmals behauptet wird.
