Was ist eigentlich das Forderungsmanagement?
Die Definition von Forderungsmanagement
Forderungen binden Kapital, denn sie müssen finanziert werden. Ein hoher Forderungsbestand verschlechtert die Bilanzkennziffern und beinhaltet mehr oder minder hohe Ausfallrisiken. Forderungsmanagement ist professionelles Mahnwesen mit dem Ziel, Zahlungsausfälle zu vermeiden, offene Forderungen einzutreiben und die Liquidität eines Unternehmens aufrecht zu erhalten.
Es beginnt mit dem Sortieren, dem Eintragen und dem Organisieren offener Zahlungen und ist Teil des innerbetrieblichen Rechnungswesens. Effizientes Forderungsmanagement beginnt nicht erst mit dem Eintreiben offener Zahlungen und einer ersten Zahlungserinnerung. Ein funktionierendes Forderungsmanagement sorgt bei Zahlungsverzug dafür, dass der Rechnungsempfänger rechtzeitig und auch wirkungsvoll an seine Zahlungspflicht nicht nur erinnert, sondern auch zur Erfüllung angehalten wird.
Wie funktioniert das Forderungsmanagement?
- Professionelle Überwachung:
Eine klare Struktur ist notwendig um das Forderungsmanagement in einem Betrieb professionell zu organisieren, es werden alle Prozessen verarbeitet, geprüft, überwacht und gesteuert. - Korrekte Rechnungsstellung:
Ist der Fälligkeitszeitpunkt verstrichen, sollte zunächst eine kurze, knappe und unmissverständliche Erinnerung an die gestellte Rechnung verschickt werden. Die Zahlungsfrist darf dabei durchaus kürzer sein als das Zahlungsziel, schließlich ist ein Unternehmen nicht zu einer solchen Erinnerung verpflichtet. - Einführen eines Mahnwesens:
Zahlt ein Kunde nicht oder reagiert nicht auf ein Gesprächsangebot, so ist eine Mahnung unumgänglich. Das Mahnschreiben sollte die Punkte beinhalten: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Höhe der offenen, Forderung, Neue Zahlungsfrist.
Was sind die Vorteile vom Forderungsmanagement?
Das Forderungsmanagement ist wichtig, dies kann helfen, zeitnah zu reagieren um wertvolle Zeit zu sparen um sich weiterhin auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und um die Zahlungsausfälle von Unternehmen und damit Liquiditätsverluste zu vermeiden.
Was ist das Forderungsmanagement? – Mahnschreiben und Mahnbescheid
Manche Kunden nutzen jede Gelegenheit, eine Zahlung zu verzögern. Rechtliche Vorgaben für Mahnschreiben gibt es nicht. Ein erstes Mahnschreiben sollte in einem freundlichen, aber festen Ton verfasst sein und darlegen, dass die Zahlung in Verzug ist. Fingerspitzengefühl ist in der Kundenkommunikation gefragt. Zeigt das Forderungsmanagement bis hierhin keine Wirkung, bleibt nur die schärfste und nachdrücklichste Form der Mahnung: das gerichtliche Mahnverfahren, dessen Ergebnis der Erlass eines gerichtlichen Vollstreckungsbescheides (Titel) durch das zuständige Mahngericht ist.
Inhouse oder Outsourcing was ist besser beim Forderungsmanagement?
Angesichts eines rasanten Anstiegs gerichtlicher Mahnverfahren ist ein Forderungsmanagement für alle Unternehmen ein Muss. Je nach Unternehmensgröße und der Anzahl der Kunden kann es sinnvoll sein, das Mahnwesen an Inkassobüros zu übertragen, die sich auf das Eintreiben von Zahlungsausfällen spezialisiert haben. Inkassounternehmen haben das notwendige Fingerspitzengefühl und wissen durch jahrelange Erfahrung wie sie Ihr Geld holen und dennoch die Geschäftsbeziehung zum Kunden in Takt bleibt.
Welche Aufgaben des Forderungsmanagements übernimmt ein Inkassounternehmen?
Ein Inkassobüro wird dann eingesetzt, wenn es für den Unternehmer unangenehm wird, weil ein Kunde sich weigert zu zahlen. Das Inkassounternehmen ermittelt die Anschrift des Kunden, wenn diese nicht bekannt ist. Hier ermitteln geschulte Mitarbeiter die Anschrift des säumigen Kunden und fordern wiederholt die offenen Beträge ein. Die Menge der Forderung erhöht sich dabei um jeden Arbeitsschritt, der nötig wird. Es fallen die Arbeitsstunden für die im Mahnwesen beschäftigten Mitarbeiter und die Portokosten weiter an. Zusätzliche Gebühren können erhoben werden, wenn der Unternehmer durch den Zahlungsausfall weitere Schwierigkeiten bekommt. Dieser Fall kann eintreten, wenn Großzulieferer von mehreren Kunden kein Geld erhalten, oder besonders teure Artikel weder erstattet noch zurückgegeben werden.
