Tipps, wenn der Kunde nicht zahlt
Die Zahlungsmoral von Kunden stellt eine massive Gefahr für alle Unternehmen dar. Rund ein Viertel aller Insolvenzen ist unmittelbar darauf zurückzuführen. Ein heikles Thema: Der Kunde ist König und will pfleglich behandelt werden. Aber wenn er Sie aus Nachlässigkeit oder gar aus Vorsatz in finanzielle Schwierigkeiten bringt, ist konsequentes Handeln gefordert. Scheuen Sie sich nicht vor schriftlichen Zahlungserinnerungen und wenn nötig auch nicht vor der Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen.
Tipps, wenn der Kunde nicht zahlt – 1. „Hallo. Ich rufe an wegen meiner offenen ausstehenden Zahlung“
Wenn ein Kunde nicht bezahlt, kann das viele Ursachen haben. Sie können die Gründe nicht wissen. Der erste Schritt ist also, Kontakt mit dem Kunden aufzunehmen und zu fragen, ob er die Rechnung überhaupt bekommen hat.
Vielleicht ist diese unterwegs irgendwo verloren gegangen, auf dem falschen Schreibtisch oder im Spam-Ordner gelandet. Manchmal übersieht der Kunde die Rechnung einfach. Überprüfen Sie vorsichtshalber auch die Rechnung, ob alle Angaben korrekt sind, vor allem die Bankverbindung. Hat der Kunde bereits bezahlt, aber auf das falsche Bankkonto, werden Sie ihn mit einer Mahnung vergraulen.
Tipps, wenn der Kunde nicht zahlt – 2. Schicken Sie eine Zahlungserinnerung
Erreichen Sie Ihren Kunden per Telefon nicht oder Ihr Kunde hat die Rechnung eine Woche nach dem Telefonat immer noch nicht bezahlt, schreiben Sie am besten eine Zahlungserinnerung.
Achten Sie hier auf einen freundlichen Ton. Beispielsweise so: „Nach erfolgter Prüfung in unserer Buchhaltung möchten wir Sie gerne darüber informieren, dass Ihr Zahlungseingang für die Rechnung Nr. XXX vom XXX noch nicht erfolgt ist. Vermutlich haben Sie einfach vergessen, die Rechnung zu begleichen. Wir möchten Sie bitten, Ihre Zahlung noch einmal zu überprüfen und den fälligen Betrag bis zum XXX zu begleichen.“ Eine schriftliche Zahlungserinnerung verleiht Ihren Forderungen noch etwas mehr Gewicht als ein Anruf. Achten Sie darauf, in der Zahlungserinnerung eine neue Frist für die Zahlung anzugeben. Das schafft mehr Verbindlichkeit als ein „innerhalb der nächsten Tage“.
Tipps, wenn der Kunde nicht zahlt – 3. Abschlagssumme vereinbaren
Je nach Branche und Dienstleistung ist es auch Ratsam eine Abschlagssumme bei größeren Summen zu vereinbaren. Bevor die jeweilige Zahlung nicht angekommen ist, wird auch nicht weitergearbeitet. So kommt man eher zu seinem Geld. Leider kann es auch vorkommen, dass ein Kunde eine Leistung in Anspruch nimmt, obwohl bereits bei der Erteilung des Auftrags klar ist, dass er zahlungsunfähig ist. In diesem Fall könnte ein Betrugsfall vorliegen.
Tipps, wenn der Kunde nicht zahlt – 4. Inkassounternehmen beauftragen
Es gibt zahlreiche Inkassounternehmen, die Ihre Außenstände für Sie beitreiben, wenn die Mahnungen nichts bewirkt haben. Es gibt viele Unternehmen, die gute Erfahrungen damit gemacht haben, denn die meisten Schuldner werden zu Zahlung bewegt, wenn ein Schreiben von einem Inkassobüro kommt. Sie können mit einem Inkassounternehmen Ihre eigenen Mitarbeiter entlasten und haben somit mehr Ressourcen zur Verfügung und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Inkassodienstleister besitzen auch das nötige Fingerspitzengefühl, so das Ihre Kundenbeziehung nicht drunter leidet.
Tipps, wenn der Kunde nicht zahlt – 5. Gerichtliches Mahnverfahren in die Wege leiten
Der nächste Schritt sieht vor, dass Sie die offene Forderung vor Gericht einklagen. Dank des gerichtlichen Mahnverfahrens, dass jedem offen steht und für das Sie keine juristischen Kenntnisse benötigen, kann das unkompliziert ablaufen. Auch ist das Stellen des Antrags auf Erlass eines gerichtlichen Mahnverfahrens relativ kostengünstig. Das gerichtliche Mahnverfahren fordert Ihren Kunden erneut auf zu zahlen. Ist aber umso gewichtiger, da das Schreiben jetzt direkt vom Amtsgericht beim Schuldner eintrifft. Erfolgt kein Widerspruch, aber auch keine Zahlung erhalten Sie einen Vollstreckungstitel, mit dem Sie eine Zwangsvollstreckung beantragen können.
Tipps, wenn der Kunde nicht zahlt – Fazit
Es ist immer ärgerlich, wenn man Sie Ihrem Geld “hinterherlaufen” müssen, schließlich hat man in der Regel gute Arbeit geleistet und einen wirklichen Mehrwert für den Kunden erzeugt. Durch Inkassodienstleister lassen sich zügig mit geringem Aufwand Zahlungsstörungen beheben. Sollte Ihr Kunde allerdings einmal nicht sofort zahlen, verfallen Sie nicht in Panik. Es macht Sinn die Beitreibung von offenen Forderungen an ein Inkassounternehmen auszulagern, damit Sie sich auf Ihr Hauptgeschäft konzentrieren können. Die Beauftragung kann dabei helfen, innerbetriebliche Kosten zu senken, indem die Mitarbeiter sich ungestört ihren Kernaufgaben widmen können.
