Wie beauftrage ich ein Inkassounternehmen?
Von der Auswahl bis zur Forderungsüberstellung.
Immer wieder kommen Unternehmen in die Situation, dass Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen und sie selbst mit ihrem eigenen, internen Mahnwesen nicht erfolgreich sind. Auftretende oder auch angesammelte Forderungen sind meistens der Grund, warum sich Unternehmen nach einem Inkassounternehmen umsehen. Aber das richtige Inkassounternehmen zu finden, ist nicht unbedingt einfach.
Nicht jedes Inkassounternehmen ist für jede Branche das richtige. Manche Inkassounternehmen haben ihren Fokus auf bestimmte Branchen wie z.B. Ecommerce oder Energieversorgung gelegt und sind in diesem Bereich die Inkasso-Spezialisten. Viele Inkassounternehmen werden nur für Firmen tätig. Es gibt aber auch Inkassounternehmen, die sich auf den Einzug von Einzelforderungen oder auf das gegensätzliche Mengeninkasso ausgerichtet haben. Gerade wenn es um das Mengeninkasso – den Einzug von vielen Forderungen – geht, sind bestimmte Prozesse, Strukturen und Abläufe wichtig, damit die Bearbeitung der großen Anzahl an Forderungen reibungslos und erfolgreich abläuft. Einige Inkassounternehmen – wie auch der Allgemeiner Debitoren- und Inkassodienst GmbH – sind mittlerweile auch TÜV-zertifiziert und zeigen damit, dass sie bestimmten Qualitätsmerkmalen und auch Richtlinien unterliegen, die für ein sicheres Inkasso wichtig sind. Auch die Mitglieschaft im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) gilt als Qualitätsmerkmal. Der Bundesverband prüft seine Mitglieder fortlaufend, bietet Weiterbildungen und auch branchenrelevante Informationen, sodass es als eine Art Kontrollorgan agiert.
Wenn das passende Inkassounternehmen gefunden ist, geht es mit der Beauftragung weiter. Es gibt verschiedenen Konditionsmodelle – Erfolgsprovision, Mitgliedsbeiräge oder Negativpauschalen -, die am Markt angeboten werden. Hier muss jedes Unternehmen entscheiden, mit welchem Konditionsmodell es am Besten arbeiten kann. Nach dem Abschluss des Inkassodienstleistungsvertrags werden noch die entsprechenden Vollmachten unterschrieben. Diese Bevollmächtigung muss das Inkassounternehmen nachweisen, dass es rechtmäßig handelt. Das Geldwäsche-Gesetz verlangt zudem eine entsprechende Identifizierung der Vertragspartner, das das Inkassounternehmen im treuhändischen Sinne die vereinnahmten Schuldnergelder für den Mandanten verwaltet. Viele Inkassounternehmen fügen zusätzlich ein Stammdatenblatt bei. Hier können noch weitere Informationen wie Ansprechpartner usw. eingetragen werden. Sobald ein Inkasso-Mandat eingerichtet ist, kann das Unternehmen die ersten Forderungen überstellen. Die Forderungsüberstellung kann elektronisch oder automatisiert direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus erfolgen. Der Allgemeiner Debitoren- und Inkassodienst bietet seinen Mandanten verschiedene Schnittstellen und Plugins an, stellt ein Online-Portal zur Verfügung oder verarbeitet die gelieferten Inkassodaten im Dateiaustauschverfahren.
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