Glossar

Debitorenmanagement

Das Debitorenmanagement umfasst neben der Rechnungsstellung, der Verwaltung der Debitoren, dem internen Mahnwesen und dem Inkassoverfahren auch das Risikomanagement. Im Debitorenmanagement spricht man von Debitoren, damit sind Schuldner bzw. Kunden eines Unternehmens gemeint. Das Risikomanagement wird oftmals mittels einer Bonitätsprüfung durchgeführt und dient dazu, Debitoren zu beurteilen, bevor ein Auftrag erfolgt bzw. zur Ausgestaltung des Angebots im Bezug auf Liefer- und Zahlungsbedingungen. Auch Inkassounternehmen übernehmen für Unternehmen das Debitorenmanagement.
Auf dem unternehmenseigenen Briefpapier übernehmen Sie den Rechnungsversand und die anschließende debitorische Buchhaltung. Im Anschluss können auch direkt die Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen im Namen des Unternehmens erfolgen. Bleiben diese Wege im debitorischen Mahnwesen ohne Erfolg, übernimmt das Inkassounternehmen die offenen Forderungen in sein Inkassoverfahren.

Aufgaben des Debitorenmanagement

– Die Rechnungsstellung als wichtigsten Teil
– Die Anlage eines Debitoren-Kontos in der Buchhaltungssoftware
– Das Festhalten eines Fälligkeitsdatums der Forderung / Rechnung
– Überwachung und Buchung von Zahlungseingängen
– Überwachung der Fälligkeiten von Forderungen
– Entsteht ein Zahlungsverzug, wird das Mahnverfahren angestoßen
– Übergabe ins Inkasso, sollte das kaufmännische Mahnverfahren erfolglos bleiben und ein Zahlungsausfall droht

Voraussetzungen für das Debitorenmanagement

Damit ein wirkungsvolles Debitorenmanagement überhaupt installiert werden kann, müssen gewisse formale Ansprüche erfüllt werden. Eine rechtlich einwandfreie Sicherstellung ihres Forderungsanspruches ist dabei unumgänglich. Aber alleine daran scheitern bereits viele Unternehmen. Der Anspruch auf die Zahlung ergibt sich aus dem Vertrag zwischen Unternehmen und Kunde. Diesem Vertrag liegen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) ihres Unternehmens zu Grunde. Den AGBs kommt damit eine große Bedeutung im Bereich des Debitorenmanagements zu. Oftmals allerdings sind die AGBs in sich bereits fehlerhaft, sodass sich – im schlimmsten Fall – kein Zahlungsanspruch aus dem Vertrag in Verbindung mit den AGBs ergibt. Es empfiehlt sich dringend Standardverträge und AGBs alle drei Jahre von einem Rechtsanwalt prüfen zu lassen.  Der nächste kritische Punkt ist, dass die Rechnung allen formalen Ansprüchen genügt. Eine „richtige“ Rechnung muss die folgende sieben Merkmale enthalten:

– Den Absender der Rechnung
– Die Umsatzsteuernummer , sowie das zuständige Finanzamt
– Den Rechnungsempfänger
– Den Gegenstand der Rechnung, also den Auftrag oder die Warenlieferung
– Den Betrag verbunden mit einer Zahlungsfrist (entweder sofort oder ein genaues Datum) und der Bankverbindung
– Die Aufforderung an den Kunden, seine Zahlung auf der Überweisung mit dem Auftrag oder Lieferung durch Angabe der Rechnungs- oder Auftragsnummer in Verbindung zu bringen.

Hinweis auf den Verzug der Rechnung nach einer Frist von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung.

 

Sind Vertrag, AGBs und Rechnung im formalen Sinne korrekt, dann sind die Voraussetzungen für ein effektives Debitorenmanagement gegeben. Allerdings gilt auch der Umkehrschluss. Sind die genannten Voraussetzungen nicht erfüllt, so kann ein Straffen des Debitorenmanagements durch Kunden ausgehebelt werden.

Das Ziel bei dem Debitorenmanagement

Das Ziel des Debitorenmanagements ist die Überwachung der Zahlungsmoral der Debitoren und auch bei einer geringen Eigenkapitalquote, die Liquidität des Unternehmens zu wahren.

Empfehlungen für das Debitorenmanagement

Folgenden Empfehlungen für ein wirkungsvolles, effektives Debitorenmanagement:

– Stellen Sie einwandfrei sicher, dass Ihre AGBs rechtlich korrekt sind, denn nur dann haben Sie die notwendige Basis dafür, dass Sie Ihre Forderungen auch durchsetzen können.

– Sorgen Sie dafür, dass ein System installiert wird, mit dem Sie nicht nur einzelne Forderungen überprüfen können, sondern Ihren Forderungsbestand als Ganzes. Frozen Receivables ist eine von verschiedenen Optionen, die sich dazu anbieten. Dabei kann der aktuelle Forderungsbestand über einen längeren Zeitraum genau verfolgt werden.

– Sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihre Rechnungen das Zahlungsziel genau beziffern und warten Sie auf keinen Fall zu lange damit, eine eventuell notwendige Mahnung zu verschicken.

– Wenn es hart auf hart kommt, nutzen Sie alle Ihre Möglichkeiten, um die Durchsetzung der Forderung zu erzwingen.

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