Debitoren werden die Schuldner, Kreditoren die Gläubiger genannt. Der Begriff „Debitoren“ wird abgeleitet aus dem lateinischen „debet“ = „er schuldet“.
Begriffe
Der Begriff Debitor ist Bestandteil vieler zusammengesetzter Worte, die mit dem Thema zusammenhängen. Umgangssprachlich wird Debitor häufig mit dem Kunden selbst assoziiert. Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit der Verbuchung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, der Prüfung der Bonität der Debitoren und der Fälligkeitsüberwachung. Die Summe aller Debitorensalden muss mit dem Saldo des Sachkontos „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ übereinstimmen, die Summe aller Kreditorensalden entsprechend mit dem Saldo des Sachkontos „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“. Die Debitorenversicherung übernimmt die typischen Debitorenrisiken, die aus der Einräumung eines Lieferantenkredits resultieren können. Debitorenziel ist die Einräumung eines Warenkredits mit einer festgelegten Laufzeit. Kreditorische Debitoren sind Verbindlichkeiten gegenüber Debitoren, die aus Überzahlungen im Geschäftsverkehr herrühren. Sie sind wegen des Saldierungsverbots zu passivieren.
In der Betriebswirtschaftslehre, insbesondere in der Bilanzanalyse, kennt man das Debitorenziel als Kennzahl für die Umschlagsgeschwindigkeit der Debitorenforderungen:
Debitorenziel = durchschnittlicher Bestand + Forderungen aus Lieferungen + Leistungen x365 Tage
Umsatz
Diese Kennzahl drückt aus, wie schnell Kundenforderungen bezahlt werden. Kurze Debitorenziele tragen zur Verbesserung der Liquidität bei und sind daher anzustreben. Wegen des hohen Barzahlungsanteils besitzt der Einzelhandel mit durchschnittlich 10 Tagen die kürzeste Umschlagszeit, gefolgt von Großhandel und Handwerk mit je 40 Tagen und der Industrie mit 45 Tagen.
Beispiel: Kunde als Debitor
Ein Versandunternehmen liefert am 29. Dezember 2018 ein Buch an den Kunden Meier mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen. Der Bruttopreis bzw. Rechnungsbetrag ist 125 €. Kunde Meier ist aus Sicht des Unternehmens bzw. der Buchhaltung zum Bilanzstichtag 31. Dezember 2018 ein Debitor: Er schuldet dem Unternehmen 125 €. Diese Forderung ist im Bilanzposten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen enthalten. Debitoren werden in der Debitorenbuchhaltung (auch Offene-Posten-Buchhaltung genannt) verwaltet, z.B. erhalten die Debitoren eine Erinnerung bzw. Mahnung, wenn sie nicht zeitgerecht zahlen. Jeder Debitor ist durch eine Debitorennummer (die i.d.R. der Kundennummer entspricht) eindeutig identifiziert und für jeden Debitor wird ein Debitorenkonto geführt, in dem Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen verbucht werden.
Forderungsmanagement und Reduzierung des Risikos
Die Anforderungen einer professionellen Debitorenbuchhaltung beschränken sich nicht allein auf das technische Verbuchen der Forderungen. Unternehmen müssen sich zugleich damit befassen, wie sie zweifelhafte Forderungen handhaben. Dank moderner Buchhaltungssoftware fällt die Überwachung leicht, auch Mahnungen lassen sich automatisiert erstellen. Viele Unternehmen lagern ab einem bestimmten Zeitpunkt weitere Schritte an Inkassobüros aus. Sie können sich auch mit unterschiedlichen Maßnahmen gegen das Debitorenrisiko absichern. Die wesentlichen Möglichkeiten sind:
– Mit einer Bonitätsprüfung können Lieferanten präventiv das Risiko einschätzen und z.B. bei mangelnder Kreditwürdigkeit einen Rechnungskauf verweigern.
– Anbieter wie Onlineshops können auch grundsätzlich Vorkasse oder Sofortzahlung verlangen. Das lässt sich aber nicht in allen Bereichen verwirklichen. Im industriellen B2B-Geschäft sind langfristige Zahlungsziele.
– Auch mit dem Verkauf von Forderungen, etwa an eine Factoringgesellschaft, lässt sich das Risiko von Zahlungsausfällen minimieren.
– Versicherer bieten darüber hinaus Debitorenpolicen an. Sie übernehmen zumindest einen Teil des entstehenden Schadens.
Unterschied zwischen Kreditor und Debitor
Im Zeitraum zwischen einer erbrachten Lieferung oder Dienstleistung und der fälligen Zahlung räumt der Auftraggeber dem Auftragnehmer einen Kredit ein. Kreditorenkonten fassen die Verbindlichkeiten gegenüber anderen zusammen. Wie die Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung Teil der Liquiditätsplanung eines Unternehmens. Die Kreditorenbuchhaltung verzeichnet die Fälligkeiten für Zahlungen.
